Règles de gestion des archives publiques

‎‎Définition

Les archives produites par les collectivités territoriales et leurs groupements sont des archives publiques (Code du patrimoine, art. L.211-4, modifié par la loi du 15 juillet 2005, art. 4) dont la conservation relève de l’intérêt général. Les archives font partie du domaine public mobilier de la collectivité (Code général de la propriété des personnes publiques, art. L. 2112-1 et L. 3111-1) et elles sont imprescriptibles et inaliénables.

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (Code du Patrimoine, art. L.212-6). L’entretien des archives est une dépense obligatoire (art. L 2321-2 du Code Général des Collectivités territoriales, alinéa 2).

Le maire ou le président de l’intercommunalité est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de la collectivité (loi du 15 juillet 2008, art. 19). Il est dans l’obligation d’informer le préfet en cas de sinistre, de détournement ou de soustraction d’archives, qu’elles soient papier ou numériques (Code général des collectivités territoriales, art. R.1421-5).

Tout agent chargé de la collecte ou de la conservation des archives est tenu au secret professionnel (Code du patrimoine, art. L. 211-3). De ce fait, toute infraction à ce principe par un fonctionnaire est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement.

Le visa du ministre chargé de la culture ou de son délégué (le directeur des Archives départementales) est requis pour l’élimination des documents des collectivités territoriales » (Code Général des Collectivités territoriales, art. R1421-3).

Les archivistes itinérants du Centre de Gestion des Hautes-Alpes veillent au respect des normes et instructions de classement nationales et internationales en vigueur, énumérées ci-dessous :

Normes nationales :

• Code du patrimoine. Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales.
• Circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983. Circulaire AD 93-1 du 11 août 1993 concernant le classement des archives communales postérieures à 1982.
• Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 concernant le classement des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales.
• Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 pour le tri et la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques.

Normes internationales :

• ISAD (G). Norme générale et internationale de description archivistique, 2000.
• ISAAR (CPF). Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles, 1995, mise à jour en 2004.
• ISDF. Norme internationale pour la description des fonctions, 2008.

• ISDIAH. Norme internationale pour la description des institutions conservant des archives, 2008.

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