Service Archives du Cdg05

UN ARCHIVISTE MIS À DISPOSITION DES COLLECTIVITÉS

La gestion des archives pose de nombreux problèmes aux collectivités.

Le temps, la place et la méconnaissance de la règlementation rendent ces documents inexploitables mais aussi encombrants. C'est pourquoi le Centre de Gestion 05 met à disposition un nouveau service d'aide au reclassement des archives : Archives 05.

Il est ouvert aux Collectivités territoriales qui pourront y adhérer individuellement et facultativement par le biais d'une convention.

Un devis est établi gratuitement :

Un archiviste se rend sur place et réalise un état des lieux (prise de contact, visite des locaux : 1 heure ; un état des lieux et le pointage détaillé des lieux de stockage et des documents à traiter : 4 à 8 heures de travail ).
Cet état des lieux détermine la durée et la nature de la mission à suivre, en fonction des besoins exprimés par la collectivité.
A partir de cette visite un compte-rendu détaillé comprenant la description de l'existant et des propositions de travail est rédigé puis envoyé avec le devis.

LES MISSIONS

N° 1 Traitement des archives :
  • Traitement de l'arriéré et mise en place d'un système cohérent d'archivage, tri, classement, inventaire, indexation et plan de classement.
  • Récolement des archives communales, obligatoire à chaque changement de municipalité.
  • Conseils en aménagement de local : optimisation de l'espace, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration et stratégie d'action.
  • Classement des fonds dans le respect des méthodes de classement, conditionnement, rédaction des bordereaux de versement et / ou d'élimination visés OBLIGATOIREMENT par le responsable de la collectivité et par le directeur des Archives Départementales.
  • Rédaction d'instruments de recherche règlementaires, informatisation des données.
  • Conseil en matière de communicabilité et de restauration.
N° 2 Suivi & maintenance :
  • Mise à jour annuelle ou biannuelle suivant la taille de la collectivité, des classements avec les nouvelles archives créées, aide à l'aménagement des locaux.
N° 3 Formation (individuelle ou en groupe) du personnel de la collectivité à la gestion courante des archives :
  • Elaboration de procédure d'archivage : formation pratique du personnel, rédaction d'un tableau de gestion indiquant les durées de conservation des documents, création d'un plan de classement.
N° 4 Participation à la mise en valeur du patrimoine communal archivistique :
  • Mise en valeur culturelle : aide au montage de dossiers de restauration d'archives et d'expositions, monographies, enquêtes historiques, conférences en relation avec les Archives Départementales

L'ARCHIVAGE

Depuis 2011, le CDG05 met un archiviste à disposition des collectivités territoriales pour des missions d'assistance et de gestion des archives.

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